O que é um software ERP?

Eu poderia começar dizendo exatamente o que significa a sigla, que são palavras em inglês e a maioria de vocês poderia achar um porre, mas o que eu quero mostrar aqui é simplicidade de entendimento. O importante é saber o que significa na vida real e o que ele poderá trazer de benefícios, né? Então se liga no que vem abaixo:

Um software ERP é simplesmente um programa de computador e/ou dispositivo mobile, que ajuda as empresas a se organizar, agilizar seus processos e obter informações muito importantes sobre todas as suas operações.
Ele faz a integração entre todos os departamentos, facilitando o trabalho de cada pessoa e melhorando muito a comunicação entre todos os envolvidos.

Vamos imaginar o seguinte fluxo dentro de uma loja de material de construção e como o ERP pode ajudar nessa missão:

Vender e entregar uma cuba para pia da cozinha do Cliente.

Antes de mostrar como o ERP pode facilitar muito essa simples venda, quero contar o que aconteceu comigo quando fui comprar exatamente esse produto em uma loja de material de construção da minha cidade:

1. Cheguei na loja e vi a cuba no mostruário, perguntei o preço ao vendedor;
2. Ele foi ao sistema e verificou o preço, porém teve que confirmar com o proprietário da loja se era isso mesmo;
3. Após confirmação, falei que gostaria de levar a cuba;
4. Ele me disse que precisaria ver se era possível, se tinha em estoque. O que ele fez?
   Me deixou esperando no hall da loja falando que ia verificar lá no estoque (um depósito a três quadras da loja) se havia alguma disponível.
5. Esperei, esperei, esperei vários minutos; (o que já me deixou muito impaciente, com vontade de desistir da compra e ir embora).
6. Depois de uns 25 minutos ele voltou dizendo que não tinha nenhuma igual em estoque.
7. Obviamente, saí super insatisfeita da loja e nunca mais voltei lá nem indiquei essa empresa para ninguém.

Essa historinha (que é verídica tá?) mostra a realidade de muitas lojas, que acreditam que o sistema existe apenas para cumprir com as obrigações fiscais e emitir a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Ou seja, não utiliza o ERP da forma que deveria, para contemplar o objetivo para o qual ele foi criado: facilitar a vida das pessoas dentro da empresa e organizar os processos, garantindo que não faltará produtos nem informações referente a ele, como a quantidade existente na empresa.

Como o ERP poderia ter ajudado nesta situação?

1. Antes de mim, o vendedor tinha realizado a venda de duas cubas, com isso viu na tela que sobrou apenas 1 cuba em estoque, que é o estoque mínimo (já parametrizado no sistema). Sendo assim, o sistema já emitiu um alerta pro departamento de compras.
2. O pessoal do compras já emitiu algumas cotações de compra para seus fornecedores, que receberam uma planilha por e-mail e já informaram o valor da mercadoria, frete e impostos, juntamente com prazo de entrega. Essas planilhas foram importadas pelo sistema, que já analisou todos os valores e prazo de entrega e já sugeriu de quem comprar com o menor custo e maior rapidez.
3. Assim que os produtos chegaram, a nota de compra já estava pré-lançada no sistema (que importou todas as informações antes mesmo da mercadoria chegar). Foi só confirmar as quantidades de estoque que já foram atualizadas para todos os departamentos.
4. Com todos os custos lançados, alguém colocou o preço de venda considerando todos os custos, para não ter nenhum prejuízo e colocar um preço de venda justo e competitivo em relação a concorrência, e claro, obtendo sua margem de lucro.
5. Pronto, a cuba já está pronta pra ser vendida novamente. (antes mesmo de ficar sem estoque)
6. Agora é a hora que a Marina chega na loja e vê a cuba, perguntando ao vendedor sobre ela.
   Ele diz o preço, pergunta quantas eu quero e me diz a disponibilidade em estoque enquanto conversamos. Digo que vou levar. Depois disso, uma Ordem de Entrega foi emitida para o Almoxarifado, o qual reuniu todas as vendas do período e mandou imprimir o romaneio de entrega, ordenado pela rota mais eficiente, e dispondo as mercadorias por ordem de retirada.
7. Minha nota foi emitida e entregue antes mesmo de sair da loja.
8. O diretor da empresa já tem disponível todas as informações formatas de uma forma simples que lhe fornecerá todos os dados essenciais para saber a saúde da sua empresa em minutos.

Não dá pra imaginar uma empresa usando o ERP somente para emitir nota, ele é muito mais que isso. É uma ferramenta para organizar a empresa, facilitar o trabalho das pessoas, melhorar a comunicação entre os setores, agilizar os processos, e fornecer dados importantes para a gerência/diretoria.

E aí, você usa algum ERP? Qual?

Me conta mais sobre ele…